山口県のフリーペーパー「地域情報新聞 ほっぷ」WEB版

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第451回「電話応対のマナー」

2019.05.10

Q 会社での電話応対のマナーについて教えて下さい。

 

 

A では、電話のマナーで常に心して頂きたい内容をご紹介致します。

 

電話ではお相手に行動が見えません。「目に見えなくても、きちんとお辞儀をしながらご挨拶をしましょう」と、まずは初心者様にお伝えする内容でもありますが、見えないからこそ、態度のみでなく、言葉でお相手に説明をするように心がけて下さい。

 

例えば、「只今、席をはずしております」とのありきたりの言葉のみで片づけてしまう対応ではなく、「どうして席をはずしているのか?」、「いつ席に戻る予定なのか?」、席に戻る予定が不明であれば、「(外出の報告を受けていないので不明ではあるが)社内にいるものの席をはずしている」など、電話ではお相手が判断出来ない部分(見えない部分)を「親切に」教えてあげるようにしましょう。

 

お相手を思いやる親切心からの言葉を添えることが出来ると、お相手がふとした時に味方になって下さるものです。どの程度まで情報を公開すべきか、前もって社内の方々と情報共有しておくこともお忘れなく。

 

 

河村まどか

ドルチェ・フィニッシングスクール主宰

河村まどか(山口市在住)