山口県のフリーペーパー「地域情報新聞 ほっぷ」WEB版

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第401回「電話のマナー」

2018.04.27

Q 社内で電話の対応経験が一番長いことから、新入社員研修を任されました。仕事で対応する電話で気を付けることは何でしょうか?

 

 

A ご自宅での電話対応と異なる、よくある失敗例をご紹介いたします。

 

出社時刻を過ぎてからの、取引先様から電話を頂いた時のひとコマです。お客様「〇〇さんいらっしゃいますか?」、社員さん「まだ、出社しておりません」。

 

確かに、「まだ」なのかもしれませんが、「まだ」出社していないお方からすると、実際は規定の出社時刻よりもっと早くから取引先に駆け付けて会議をしていたかもしれません。また、特に出社時刻の規定のない部署のお方もいらっしゃることでしょう。そうした時などの対応を、事細かに教えてあげましょう。出社時刻30分以内ならば「席をはずしております」と伝え、折り返しのお電話での対応。30分以上経過している場合には「外出」との言葉を使用。余分な「まだ」との言葉を使用させないなど、電話の応対本には記載されていない、「まさか」の部分の確認を事細かになさることをお奨めいたします。「まさか」と思う対応がよく起こり得ます。

 

 

河村まどか

ドルチェ・フィニッシングスクール主宰

河村まどか(山口市在住)